Par Mathias Igonenc, co-fondateur de CodecirclePublié le
La réponse courte :un chatbot d'organisme de formation répond aux candidats à partir de vos propres fiches (prérequis, sessions, tarifs, modalités, financement), dit qu'il ne sait pas plutôt que d'inventer, passe la main à votre équipe pour les cas particuliers et vous envoie chaque demande. Chez Codecircle : mise en place dès 900 €, plus l'abonnement Causerie de 0 à 99 € HT par mois selon le volume.
Les mêmes questions, souvent le soir
Un candidat veut trois réponses avant de remplir un formulaire : est-ce pour moi, quand est-ce, comment je la finance. Sur les bots Causerie en production, près de 29 % des conversations ont lieu en dehors des heures de bureau (de 16 à 36 % selon le client), et quand le bot a une mission commerciale, 16 à 22 % des conversations se terminent par une demande de contact. Ce sont des candidats à qui personne n'aurait répondu ce soir-là.
Ce qu'il répond, et ce qu'il ne doit jamais faire
Le chatbot répond à partir de vos fiches formation, de votre page financement et de vos documents, pas d'internet. Voici les questions qui reviennent :
| Question du candidat | Où il trouve la réponse | Ce qu'il ne doit pas faire |
|---|---|---|
| « Est-ce finançable par mon OPCO ? » | Votre page financement et vos conditions | Promettre une prise en charge : c'est l'OPCO qui décide |
| « Puis-je payer avec Mon Compte Formation ? » | La fiche de la formation, si elle est éligible | Affirmer une éligibilité que vous n'avez pas écrite |
| « Quand est la prochaine session ? » | Votre calendrier à jour | Inventer une date ou une place disponible |
| « Faut-il un niveau particulier ? » | Les prérequis de la fiche | Juger seul le niveau du candidat |
| « C'est en présentiel ou à distance ? » | Les modalités publiées | Mélanger deux formations du catalogue |
| « Vais-je recevoir une attestation ? » | Le type de reconnaissance indiqué | Annoncer une certification que la formation ne délivre pas |
| « Je suis en situation de handicap, est-ce possible ? » | Votre page accessibilité et votre référent | Recueillir des informations de santé |
Le financement est le terrain le plus glissant, parce que les règles bougent. Sur Mon Compte Formation, par exemple, service-public.gouv.fr indique une participation forfaitaire de 150 € à la charge du titulaire dans le cas général, sauf exceptions (page vérifiée le 27 juin 2026). Le chatbot explique ce que vous publiez et renvoie vers la source officielle ou vers votre conseiller.
- Le passage à un humain : dès que la question sort de vos contenus (dossier de financement, situation particulière, réclamation), il propose de transmettre à votre équipe ou de réserver un appel.
- La capture des demandes :nom, email ou téléphone, formation visée et financement envisagé, envoyés avec l'échange complet pour rappeler le candidat en connaissant déjà sa question.
- La transparence :il annonce qu'il est une IA, comme l'exige l'article 50 du règlement européen sur l'IA depuis le 2 août 2026.
- Les données personnelles : suivant les conseils de la CNIL, il ne collecte que le nécessaire ; pour une question de handicap, il donne le contact de votre référent au lieu de recueillir des informations de santé.
Ce que ça coûte
- Mise en place : dès 900 €, une fois. Entraînement sur votre catalogue et vos pages financement, règles de réponse, passage à un humain, capture des demandes, tests sur vos vraies questions, formation de votre équipe. Comptez une à deux semaines.
- Abonnement Causerie, le chatbot développé par notre équipe : gratuit jusqu'à 20 conversations par mois, puis 19, 49 ou 99 € HT par mois selon le volume.
Le calcul du retour, plan par plan, est sur notre page prix d'un chatbot IA.
Un service à part, qui marche mieux avec les deux autres
Le chatbot se pose sur votre site actuel. Il répond d'autant mieux que vos fiches formation sont complètes : c'est le cœur de notre site pour organisme de formation, et ce qui vous fait recommander par les IA (référencement Google et IA). Le résumé des trois services est sur organismes de formation.
